Sosyal hayatta önemli olayların ve durumların netlik kazanması için kayıt altına alınması gerekebilir. Hukuki açıdan hakların teslimi için bu durum önemlidir. Sonraki süreçlerde yaşanan durum hakkında bilgi edinmek ve doğruya ulaşmak için tutanaklardan yararlanılır. Resmî makamlar dışında da özel kurumlarda tutanak tutulması gereken durumlar yaşanabilir. Bu durumlarda olayın belgelenmesi ve kaydedilmesi ihtiyacı tutanak ile karşılanır.