Çorlu Belediye Meclisi’nin aldığı karar doğrultusunda 2016 yılında kurulan ve 2017 yılının Nisan ayında faaliyetlerine başlayan Arşiv Müdürlüğü, 50 bini aşkın klasör kapasitesinin yanı sıra dijital olarak da hizmet vermeye devam ediyor.
Çorlu Belediyesi Arşiv Müdürlüğü’nün 900 metrekare alan üzerine kurulu bulunduğunu belirten Belediye Başkan Yardımcısı Oktay Çolpan, 700 metrekarelik bölümde fiziki arşiv alanı, dijital arşiv alanı elektronik belge yönetim sistemi ve ekspertiz hizmet alanı yer aldığını söyledi.
Fiziki arşiv alanında 26 bin 250 adet 14 santimetrelik 24 bin 400 adet 8 santimetrelik klasör kapasitesi bulunduğunu dile getiren Başkan Yardımcısı Çolpan, ekspertiz firmalarının gayrimenkul değerlemeleri için dosya incelemeleri müdürlük bünyesinde yaptıklarını ifade ederek, "Şu anda Arşiv Müdürlüğü bünyesinde 90 adet aktif gayrimenkul değerleme firmasına hizmet veriliyor. Ödemeler inceleme sonrasında online olarak tahsil ediliyor. Kurulduğumuz günden bugüne toplam 8 bin 250 adet, 2020 yılının ilk yarısında bin 600 adet ekspertiz incelemesi yapıldı. Fiziki arşiv alanımızda 26 bin 250 adet 14 santimetrelik 24 bin 400 adet 8 santimetrelik klasör kapasitesi bulunurken, 2020 yılı Haziran ayı itibariyle Arşiv Müdürlüğü bünyesinde belediyemizin müdürlüklerine ait toplam 25 bin 693 adet arşivlik klasör yer alıyor. Dijital arşiv bölümümüzde ise 2020 yılı Temmuz ayı itibariyle toplam 1 milyon 700 bin belge taranmış ve sistem üzerinde akıllandırılmış olarak bulunmaktadır. Müdürlükler tarafından üretilen günlük evraklar her gün düzenli bir şekilde toplanarak dijitalleştiriliyor ve dosyalanıyor. Yazı İşleri Müdürlüğü’ne ait 3 bin 817 adet encümen kararı, Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne ait 25 farklı türden 2 bin 904 belge, yapı dosyalarına ait farklı türden bin 700’den fazla belge ve zabıta müdürlüğüne ait sıhhi, gayri sıhhi ve umuma açık müessese evrakları dijitalleştirilmiş ve işlemler günlük olarak güncelleniyor. Belediyemiz müdürlüklerinde üretilen arşivlik malzemeler her yıl düzenli olarak standart dosya planı ve saklama sürelerine göre müdürlük bünyesine alınıyor. Gelen arşivlik malzemeler dijitalleştirilerek fiziki arşiv alanında yerini alıyor. Günlük olarak gelen evraklar ve A0 projeler dijital arşiv bölümünde standart dosya planına uygun olarak son teknoloji cihazlarla elektronik belge sistemine dijital olarak aktarılıyor. Ayrıca İmar ve Şehircilik Müdürlüğü ve Yapı Kontrol Müdürlüğü tarafından onanan kat irtifakı evrak ve projeleri Tapu Müdürlüğüne bağlı TAKBİS (Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi) sistemine elektronik olarak aktarılıyor” diye konuştu.