Eyüp Belediyesi’nden Örnek Arşiv Çalışması

Eyüp Belediyesi Arşiv Birimi titiz çalışmalar sonucu 10 müdürlüğe ait 31 bin 873 verinin taramasını gerçekleştirerek yeni hizmet binasındaki arşiv bölümünde düzenli bir şekilde muhafaza edilmesini sağladı.Eyüp Belediye Başkanı Remzi Aydın’ın talimatıyla belediye verilerinin sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi için son teknolojiyi kullanılarak özel bir arşiv birimi oluşturuldu. Çalışmalar tüm hızıyla devam ederken Başkan Remzi Aydın, son durumu görmek amacıyla bir süre önce arşiv birimi çalışanlarıyla bir araya gelerek toplantı düzenledi. Toplantıda çalışma şartları, uygulanan teknikler ve sistemler konusunda sohbetler edilirken Başkan Aydın, Arşiv Biriminin yürüttüğü sistemli çalışmayla ilgili olarak, “Eyüp Belediyesi öncü ve örneklerden biri olma yolunda emin adımlarla ilerliyor” değerlendirmesi yaptı ve tüm çalışanları özverili çalışmalarından dolayı tebrik etti.Eyüp Belediyesi’nin yeni binada hizmet vermeye başlamasıyla arşiv birimi çalışmaları da hız kazandı. Yeni hizmet binasının arşiv bölümüne toplanan binlerce dosya birim çalışanları tarafından aylar süren çalışmayla tek tek titiz bir şekilde ayrıştırılarak düzenlendi ve güvenli bir şekilde arşivleme sistemine aktarıldı. Böylelikle 10 müdürlüğe ait 31 bin 873 verinin taramasını gerçekleştirerek yeni hizmet binasındaki arşiv bölümünde düzenli bir şekilde arşivlenmesi sağlandı. Kurum arşivinde yer alan belgeler Standart Dosya Planı’na uygun olarak taranmak suretiyle sayısallaştırıldı. Çalışmalarla belediyenin arşivi hem personel çalışma sistemi hem de kullanılan teknoloji bakımından örnek teşkil edecek hale getirildi.Yeni arşiv biriminde kurulan sistemde oda sıcaklığından nem oranına kadar birçok ayarlamayı çok hassas düzeyde otomatik olarak yapılarak dosyalar çok daha sağlıklı bir biçimde korunması sağlanıyor. Kurumda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurulması ve işletilmesi, tüm müdürlüklerin belge sayısallaştırma işlemini tamamlayarak bir standart da hizmet vermek, Standart Dosya Planına uygun Fiziki ve Dijital Arşiv oluşturmak amacıyla yapılan çalışmalar sayesinde belge kaybı önlenecek ve evrak akışları daha verimli şekilde takip edilebilecek. Öte yandan Eyüp Belediyesi’nde ilk arşiv çalışmasına 2009 yılında İmar Müdürlüğü’nde başlandı. 2012 yılı Haziran ayında Dijital Arşiv Odası kuruldu ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne ait 50 bin adet sicil dosyası sayısallaştırıldı.