İdari işlerde kullanılan bir evrak türü olarak bilinen beyanname, bilhassa kamu kurumları tarafından yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Bununla birlikte farklı alanlarda öne çıkan önemli belgelerden de biridir. Beyanname 2 farklı yol ile bildirilir. Bunlardan biri, fiziksel ortamda kağıt üzerinden yapılan, diğeri ise elektronik olarak gerçekleşendir. Bazı beyanname türleri ise dijital ortamda verilmek zorundadır.
Yazıyla resmi kurumlara yapılan bir bildirme, haber verme işleminde kullanılan belgeye beyanname adı verilir. Genellikle vergi borçlarını hesaplarken kullanılan bir belge olarak da bilinmektedir. Bu beyannameler vergi yükümlüleri veya mükellefler tarafından verilir. Vergi yasalarına göre belirlenmiş olan süre aralığında vergi dairesine giderek bu belge sunulur. Herhangi bir insanın veya kurumun beyanından kaynaklı yazılı olarak sunulan bir belge şeklinde de açıklanabilir.
Beyanname vermenin birden fazla yolu mevcuttur. Klasik yöntemde beyannameler fiziksel olarak elden vergi dairelerine verilebilir. Beyanname evrağının üzerindeki gerekli bölümler hatasız bir şekilde doldurulduktan sonra, vergi dairesine gidilerek verilebilir. Aynı zamanda posta yoluyla da beyanname belgesi yollamak mümkündür. Sorumlunun bulunduğu ikamet adresine giren vergi dairelerine bu iki seçenek ile beyanname ulaştırılabilir.
Günümüzde Gelir İdaresi Başkanlığı resmi internet sitesi kullanılarak da dijital ortamda beyanname verilebilir. Bu noktada beyannameyi kim yazar sorusu akıllara gelmektedir. Beyannameler, kayıtlara uygun bir şekilde mali müşavirler tarafından hazırlanıp, vergi dairelerine iletilebilir. Ancak, mükellef olan kişi tarafından kontrol edilmelidir. Zira, verginin ve eksik ya da yanlış beyan edilmesinden mükellef sorumlu tutulur.
Beyanname verme süreleri türlerine göre farklılık gösterebilir. Yıllık gelir vergisi beyannamesi için 1- 25 Mart, gelir vergisi stopajı için düzenlenen beyannameler için ocak, nisan, temmuz ve ekim aylarının 24. günü, veraset ve intikal vergisi beyannamesinde ölüm sonrası ilk 4 ay içinde, diğer intikallerde ise iktisap tarihinden itibaren 30 gün içerisinde verilmelidir.
Beyanname pek çok farklı nedenden dolayı resmi kurumlara verilmek zorundadır. Aksi halde mükellefler belirli bazı cezalar ile karşı karşıya kalabilirler. Beyannamenin verilmemesi veya vaktinde verilmemesi gibi durumlarda 3 farklı beyanname cezası bulunmaktadır. Bu cezalar aşağıdaki gibidir:
Klasik yöntemde beyannameler, farklı nedenlerle ve duruma bağlı fiziki evraklar olarak düzenlenerek vergi dairelerine veya ilgili kamu kurumlarına verilir. e-Beyanname sistemi ise beyanname belgelerinin dijital platformda hazırlanarak vergi dairesine internet üzerinden iletildiği uygulamaya verilen isimdir.
GİB e-Beyanname tarafından geliştirilen Beyanname Düzenleme Programı, e-beyanname hazırlama işleminde ihtiyaç duyulan tüm programları mükelleflere sunmaktadır. Beyanname üzerindeki bilgiler eksiksiz ve kayıtlara uygun bir şekilde doldurulduktan sonra e-beyanname dokümanı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet sitesine yüklemeye hazır hale gelir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığının resmi internet sitesi üzerinden e-beyanname girişi yapılır. Bu sistem üzerinde kira gelir vergisi beyannamesi de verilmekte olup beyanname sorgulama işlemleri de gerçekleştirilebilir.