Personel özlük dosyası ve mutlaka bulunması gerekenler

1. PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI NEDİR?

Personel özlük dosyaları, iş ilişkisinin en başından itibaren işçiyle alakalı olarak her türlü durumu gösteren belgelerin yer aldığı dosyalardır. İşçinin iş başvuru formu dahil, iş akdinin sonlanma anına ve hatta iş akdi sonlanmış olsa dahi işçiyle olan ilişki çeşitli şekillerde devam ediyorsa bunların tamamı özlük dosyalarına eklenir.

Özlük dosyalarının varlığı sayesinde iş ilişkisinin varlığı ve işçiye dair her türlü durumun ispat belgeleri düzenli hale getirilmektedir. 

İşçi özlük dosyalarının şeklen nasıl olması gerektiği hakkında hiçbir kanunda düzenleme bulunmamaktadır. Gerçektende dosyanın şekli, nasıl ve nerede tutulacağı tamamen işverenin iradesine bırakılmıştır.

Birçok şirket, insan kaynakları bünyesinde tutulan dijital kayıtlama yöntemiyle, özlük dosyalarını oluşturmaktadır. Dijital kayıtlama yöntemi yanında, klasik dosyalama yöntemleriyle de özlük dosyalarının oluşturulması mümkündür. 

Özlük dosyalarının varlığı hem kanuni bir zorunluluğu yerine getirmek hem de olası uyuşmazlıklara karşı ispat kolaylığı sağlayabilmek için oldukça önemlidir. Örneğin işçilerin kullandığı izinlere dair belgeler dosyaya eklenerek, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önlenmesi mümkün hale gelecektir. 

4857 Sayılı İş Kanunu Madde 75 açısından, gerekli olan tüm belgelerin toplanması, en azından gerektiğinde ulaşılabilir olması, özlük dosyasının varlığı için yeterlidir.

Personel özlük dosyasında bulunması gerekenleri yazımızın devamında sizler için tablolaştırdık.

2. ÖZLÜK DOSYASI DÜZENLENİRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

Özlük dosyalarının içeriği kadar, düzenlenmesi de önem arz etmektedir. Zira özlük dosyasında yer alan bilgiler, işçiler ve işyeri için gizli bilgi niteliğindedir. İşçilerin kişisel bilgilerini korumak ayrıca yasal bir yükümlülük olarak karşımıza çıkmaktadır. Dolayısıyla personel özlük dosyalarının düzenli ve saklanabilir bir şekilde olması elzemdir. 

Özlük dosyalarında yer alacak belgeler daima güncel tutulmalı, yapılan tüm değişiklikler özlük dosyasına eklenmelidir. Keza hizmet süresi içinde yer alan bilgilerin değişmeden önceki halleri de özlük dosyalarında saklanmalıdır. 

Buna ek olarak, çalışanlara ait bilgilerin Verbis sisteminde kayıt altına alınması gerekmektedir.

Yazımızın devamında Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun kapsamında, dikkat edilmesi gerekenleri ve verbis kayıt sistemi için getirilen yükümlülükleri inceleyeceğiz. 

2.1 KVKK KAPSAMINDA ÖZLÜK DOSYALARI

Kişisel veriler; kimliği belirlenebilir bir kişiye ait her türlü fiziksel özellikleri, eğitim durumu, aile hayatı, etnik kökeni, cinsel yönelimleri, telefon numarası gibi bilgilerden ibarettir.

Diğer bir tanımla kimliği belirlenebilir kişiye ait her bilgi, kişisel veri olarak değerlendirilir. Bu anlamda personel özlük dosyaları içerik itibariyle çeşitli kişisel verileri barındıran bir evrak olarak değerlendirilmektedir. Dolayısıyla personel özlük dosyaları hazırlanırken Kişisel Verileri Koruma Kanunu yükümlülüklerine dikkat edilmelidir. 

Öncelikle ifade etmeliyiz ki, personel özlük dosyası tutma zorunluluğu olan şirket yöneticileri, kişisel verileri koruma kanunu kapsamında veri sorumlusu olarak nitelendirilmektedir. Yazımızın devamında veri sorumlusu deyimi kullanacağız.

Veri sorumluları tarafından dikkat edilmesi gereken hususları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz:

1.Kişisel veriler işlendikten sonra veri sorumlusu tarafından yok edilmelidir. Personel özlük dosyalarının yok edilmesi ise iş ilişkisinin tamamen sonlanmasından itibaren ortaya çıkan bir yükümlülüktür. Dolayısıyla iş ilişkisi, işe ilişkin davalar, arabuluculuk süreçleri devam ettiği sürece özlük dosyasının yok edilmesi yükümü doğmayacaktır. 
2.Kişisel veri sahiplerinin, kişisel verilerin işlenmesi konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bir başka deyimle, özlük dosyasında yer alan bilgilerin nerelerde kullanılacağı kesin bir sınırla çizilerek, ilgili işçiye anlatılmalıdır. Uygulamada genellikle “gizlilik sözleşmesi” imzalanarak bu gibi yükümlülükler yerine getirilmektedir.
3.Kişisel verilerin hukuka aykırı bir şekilde işlenmesi önlenmelidir. İnsan kaynakları bünyesinde yapılacak iş ve işlemlerin veri sorumlusu tarafından takip edilmesi bu açıdan önemlidir. 
4.Kişisel verilerin muhafazası sağlanmalıdır. Özlük dosyası tutulurken işverenler açısından en önemli yükümlülüklerden birisi dosyanın korunmasıdır. Dosyanın 3.şahıslara karşı muhafazası için alınması gereken ilk önlem, dosyaları belirli bir intizam içinde saklamaktır. Fiziki dosyanın düzenle tutulması yayında, dijital dosyalarında aynı özenle saklanması önem arz eder. 
5.Özlük dosyalarının 3. şahıslara açılması durumunda mutlaka veri sahibinin iznine başvurulmalıdır. Gerçekten de uygulamada doğum günü tarihi gibi basit veriler bile hukuki uyuşmazlıklara konu olabilmektedir. Bu nedenle hiçbir veri küçümsenmemeli, veri sahibinin iznine başvurulmalıdır. 
6.Veri sorumluları siciline (VERBİS) mutlaka kayıt yapılmalıdır. Veri sorumluları sicili bakanlık bünyesinde halka açık olarak tutulan bir kayıt sistemidir. Verbis kayıt sistemi üzerine getirilen yükümlülükler, işletmenin büyüklüğüne ve çalışanların sayısına göre değişmektedir.

2.2 PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI TUTMAMANIN CEZASI

İşçi özlük dosyalarının önemi gereği, iş kanunu söz konusu dosyalarının tutulmasını zorunlu hale getirmiştir. Bununla birlikte dosya hazırlamayan işverenlere de idari yaptırımlar getirilmiştir.

4857 Sayılı İş Kanunu 104. maddesi hükmüne göre, personel özlük dosyası tutmayan işverenlere 1.200 TL idari para cezası verilmektedir. İşçi sayısı arttıkça alınacak ceza miktarı artacağından, personel özlük dosyaları özenle hazırlanmalıdır. 

3. PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER

4857 Sayılı iş kanununa göre özlük dosyası bulunması gereken zorunlu belgeleri ve olası bir hukuki uyuşmazlıkta ispat kolaylığı sağlayacak zorunlu olmayan belgeleri şu şekilde sıralayabiliriz: 

İŞ İLİŞKİSİNİN BAŞLAMA ANINDA ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER

-İşçiye ait 2 adet biyometrik/vesikalık fotoğraf
-Nüfus cüzdanı örneği, nüfus kayıt örneği, ikametgah belgesi, evlilik cüzdanı
-Özgeçmiş, diploma örneği
-Adli sicil kaydı, askerlik durumunu gösteren belge
-Sağlık raporu (işin niteliğine göre sağlık raporunun içeriği değişebilir.)
-İş/hizmet sözleşmesi, iş başvuru formu, mülakat kayıtları, test sonuçları
-SGK işe başlangıç bildirgesi, görev tanımı
-Gizlilik sözleşmesi
-Engelli ise engelli raporu örneği,engelli indirimi var ise GİB den alınan belge.
-Eski hükümlü yahut terör mağduru ise İşkur kayıt belgesi
-İşçi yabancıysa çalışma izin
-18 yaşını tamamlamamış işçiler için veli/vasi muvafakatnamesi 
-Araç kullanan işçiler için ehliyet örneği

İŞİN DEVAMI SIRASINDA PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINA EKLENEN BELGELER

-Fazla mesai ve çalışma için işçinin onayını gösterir belge
-Çalışma gün ve saatlerini gösterir çalışma çizelgesi
-Zimmetli araç- gereçlerin durumunu gösteren form
-Kullanılan izinlere dair (yıllık izin, ücretsiz izin vs) formlar
-Gebelik dolayısıyla elde edilen izin haklarına dair dilekçe ve formlar
-İş sağlığı ve güvenliği eğitiminin verildiğine dair belgeler
-İmzalı ücret pusulaları
-Maaş zamları, terfi derecelerini gösteren belge
-Maaş kesintileri, disiplin cezalarını gösteren belge
-Spesifik olarak işçiyi ilgilendiren resmi yazılar/yazışmalar
-İşyeri değişikliğine dair işçinin onayladığı belge
-İş göremezlik raporları, izin raporları, iş kazası tutanağı
-Disiplin işlemlerine dair tutanaklar, savunma yazıları
-İş sözleşmesinde meydana gelen her türlü değişikliği gösteren belgeler
-Gece çalışması yapılan işyerlerinde ayrıca işçinin onayı alınmış çalışma çizelgeleri

İŞ AKDİNİN SONLANMASI ANINDA ÖZLÜK DOSYASINA EKLENMESİ GEREKENLER

-Fesih/ihbar bildirimi
-Varsa istifa dilekçesi
-İhbarnameler ve ibraname
-İşin sonlandırıldığında dair SGK dan alınan belge
-Ödenen kıdem/ihbar tazminat bordroları 
-Fesih gerekçesine dair belgeler (disiplin tutanakları, savunma yazıları vs)
-İşçiye noter aracılığıyla yahut farklı şekillerde gönderilen ihtarnameler.

Özlük dosyalarında bulunması gerekenleri genel hatlarıyla sıraladık. Ancak her işletme aynı özellikleri taşımadığından, işletmelerin özlük dosyası hazırlarken insan kaynaklarıyla birlikte hukuki değerlendirme yapması gerekmektedir.

Özlük dosyalarında yer alması gereken belgeler, iş kanununda tek tek sayılmadığından, hukuki bir yardım almadan dosyaların düzenlemesi zordur. 

4. SONUÇ

İşçi özlük dosyaları bugün bütün işyerlerinde tutulması zorunlu olan dosyaların en başında gelmektedir. Zorunluluğun kaynağı, 4857 Sayılı İş Kanunu 75. maddesinden gelmektedir.

Özlük dosyalarının tutulması hem zorunluluğu yerine getirmek hem de işverenlere açısından ispat kolaylığı sağlamak için önem arz eder. Bu nedenle her personelin özlük dosyası, ayrı ayrı dikkatle ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır. 

Özlük dosyasının hazırlanması sırasında, özellikle 2016 yılında çıkarılan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunuyla getirilen yükümlülüklere dikkat edilmelidir. Zira özlük dosyaları muhteviyatı itibariyle işçilere ait son derece gizli bilgileri içermektedir. 

Son olarak belirtmeliyiz ki, yukarıda personel özlük dosyasında bulunması gereken hususlar genel nitelikteki hususlardır. Örneğin inşaat alanında faaliyet gösteren firmanın çalışanları ile reklamcılık faaliyetleri gösteren firmanın çalışanları arasında özlük dosya yönünden ciddi farklılıklar ortaya çıkacaktır. İş Kanununda özlük dosyalarının içeriğine dair ayrıntılı düzenleme bulunmadığından, olası hukuki sorunlarla karşılaşmamak adına hukuki destek almaktan imtina edilmemelidir.

Av. Mustafa Mıhcı
https://mihci.av.tr/